Facture - Qu'est-ce qu'une facture ?

Table des matières

Pourquoi les factures sont-elles importantes ?

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Une facture est de loin le document le plus important pour votre entreprise. D'une part, elle peut servir à prouver que vous avez fourni un service ou un produit, d'autre part, elle vous permet de vous faire payer.

Même si une facture en elle-même n'offre aucune garantie dans ce domaine. Saviez-vous que les retards de paiement concernent une facture sur dix ? Ou que les entreprises perdent 2,6 % de l'ensemble de leur chiffre d'affaires rien qu'à cause des factures impayées ?

Ce qui peut entraîner de graves problèmes financiers. Parce que l'argent que votre entreprise ne perçoit pas à la date prévue est de l'argent que vous ne pouvez évidemment pas dépenser (ou investir) vous-même.

C'est la raison pour laquelle nous avons rédigé ce guide pratique. Pour vous permettre d'établir une facture parfaite et vous montrer en quoi consiste exactement la facturation.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un aperçu des biens ou services que vous avez fournis et de leur prix. Une facture oblige l’acheteur à payer et sert donc de demande de paiement (montant que le client doit à une entreprise pour les biens ou services fournis). Pour être valable juridiquement, une facture doit remplir certaines conditions. Vous saurez tout sur ce sujet dans la section Contenu d'une facture.

En résumé, une facture est la confirmation écrite d'un accord entre un fournisseur et un acheteur, listant les biens ou services et leur prix.

La facturation, quant à elle, est un terme collectif qui désigne le processus de création et d’envoi de factures pour un travail effectué. Pour les entreprises, cela correspond aux factures sortantes (factures envoyées à vos clients) comme aux factures entrantes (factures reçues de vos fournisseurs).

Conformément aux règles de l'UE, une facture est exigée aux fins de la TVA pour :

la plupart des fournitures/prestations entre entreprises (B2B)
certaines* transactions entre entreprises et consommateurs (B2C)

*Les entreprises doivent émettre une facture lorsqu'elles fournissent des biens à une personne non-assujettie (généralement une personne physique) dans le cas d'une vente à distance de biens imposables dans un autre pays de l'UE (Source : article 33 de la directive TVA).

Pourquoi les factures sont-elles importantes ?

Les factures sont importantes pour diverses raisons :

Votre système comptable, car elles vous permettent de faire le suivi de vos transactions commerciales
Votre processus commercial, car elles montrent les sommes d'argent que vous gagnez
Fins juridiques, car elles servent de preuve d'un accord avec votre client. Une facture invite également votre débiteur à payer.
Pièces justificatives importantes en cas de problèmes de paiement, comme notamment les factures impayées ou manquantes. Vous pouvez mettre en place des actions officielles, telles que des relances de paiement par email, ou avoir recours à un tiers pour recouvrer la dette.
Raisons fiscales, pour établir votre déclaration de TVA et obtenir un droit à déduction de la TVA.

Objet d'une facture

1. Faites-vous payer pour votre travail
Vous recevez de l'argent pour chaque facture que vous envoyez, ce qui vous permet de maintenir l'activité de votre entreprise.

2. Connaissez votre situation financière dans les moindres détails
Gardez une trace de vos factures entrantes et sortantes dans un système unique pour savoir exactement ce que vous gagnez et dépensez. Cela simplifie aussi considérablement votre déclaration de revenus.

3. Faites preuve de transparence sur les produits et services que vous facturez
Présentez vos services et produits de façon claire, pour que vos clients sachent exactement ce pour quoi ils paient. Cela vous fera aussi gagner du temps et éviter des malentendus.

4. Promouvez votre entreprise
La facture est le moyen idéal pour développer l'image de votre entreprise. Démarquez-vous en y ajoutant votre logo, des informations commerciales pertinentes et un lien vers vos médias sociaux.

Contenu d'une facture

Composantes

De manière générale, une facture est composée de trois parties :

En-tête de la facture
Lignes de la facture
Récapitulatif de la facture

L'en-tête contient des éléments obligatoires tels que votre adresse. (Les autres éléments obligatoires sont énumérés ci-dessous.) Les lignes de la facture contiennent les biens et/ou services que vous avez fournis, ainsi que leur prix. Le récapitulatif de la facture contient :

Le montant net (hors TVA)
Le taux et le montant de la TVA
La montant total
Les conditions de paiement
Les options de paiement

Éléments obligatoires dans une facture

Les factures peuvent être établies de différentes manières. Cependant, chaque facture doit contenir certains éléments pour être valable juridiquement :

A. Le mot « facture » doit être clairement mentionné en haut du document
B. Une date et un numéro séquentiel : utilisez un numéro différent pour chaque facture
C. L' adresse complète des deux parties
D. Informations de paiement : vos informations bancaires ou de compte PayPal
E. Votre numéro de TVA (ou numéro d'identification de votre entreprise)
F. La date de livraison
G. Une description de la nature et de la quantité des biens et/ou services pour que vos clients sachent exactement ce pour quoi ils paient :
a. Les différentes composantes d'un projet ou produit et le prix unitaire de chacune de ces composantes
b. Votre tarif horaire et le temps consacré à chaque partie d'un projet
H. Le taux de TVA et son montant
I. Le montant dû hors TVA

Les conditions générales de vente

De nombreuses entreprises choisissent d'inclure leurs conditions générales au verso de leur facture. Ceci n'est pas une obligation légale. En effet, le fait de joindre vos conditions générales à la facture est dans la plupart des cas une cause de litige. Les consommateurs, comme les clients professionnels, peuvent dire qu'ils auraient dû être en mesure de consulter ces conditions générales au préalable et que, par conséquent, celles-ci ne sont pas applicables.

C'est la raison pour laquelle vous devriez toujours indiquer vos conditions sur votre devis (avant que le produit/service ne soit fourni). Pour les transactions B2B, il suffit de faire référence à vos conditions générales sur votre site web. Ceci ne s'applique pas aux transactions B2C : vous devez ajouter vos conditions générales à votre devis.

Remarque : Il est toujours judicieux d'indiquer une nouvelle fois vos conditions générales sur votre facture, mais vérifiez qu'elles correspondent bien aux conditions générales sur votre devis initial. Cela permettra d'éviter les imprécisions et un éventuel débat sur les conditions applicables ou non à cette transaction.

Pour envoyer la facture parfaite, vous n’avez pas besoin de réinventer la roue. Vérifiez que votre facture contient toutes les informations nécessaires et utilisez-la comme modèle.

Les différents types de facture

► Facture standard

Un format basique pour une facture où figurent toutes les informations de base. Elle peut être utilisée pour différents types de transactions commerciales dans plusieurs secteurs d'activité.

Utilisation : très courante

► Facture commerciale

Une facture spécialement conçue pour le commerce international, notamment l'expédition de marchandises d'un pays à un autre. Elle contient les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, les articles vendus, le prix de ces articles et les taxes à payer. Elle contient aussi des informations spécifiques telles que le numéro d'identification du transporteur, le pays d'origine, le code harmonisé pour chaque article et une déclaration d'authenticité de la facture.

Utilisation : moins courante, déclaration en douane d'un produit qui traverse des frontières internationales

► Facture de situation

Une facture envoyée de temps à autre pour montrer l'avancement d'un gros projet et établir le montant d'un acompte. Ce dernier devra être versé pour que l'entreprise paye ses employés travaillant sur ce projet.

Utilisation : généralement secteur du bâtiment pour des travaux qui s'étalent sur une longue période et sont aussi très coûteux (construction d'une maison, par exemple)

► Feuille de temps

Type de facture particulier que privilégient les professionnels des services. Ceux-ci facturent habituellement au temps passé et mentionnent donc des heures plutôt que des produits.

Utilisation : entreprises de services intellectuels (sociétés de conseil) offrant des services basés sur le temps passé

► Facture récurrente

Ce sont des factures avec un montant fixe qui sont habituellement envoyées à la fin de chaque mois.

Utilisation : typiquement secteur de la location (pour des outils, un espace, par exemple)

► Facture pro forma, offre, devis ou estimation

Facture qui donne à l'acheteur une idée du prix des produits et services et peut typiquement être utilisée comme engagement pour le vendeur de livrer des biens ou services au prix estimé. Elle peut aussi correspondre à un acompte sur le montant total estimé du projet.

► Facturation basée sur la valeur

Facturation basée sur les services fournis au client et la valeur de ces services. Le montant de la facture dépend de la quantité de travail effectué pour le client plutôt que du temps nécessaire à la réalisation d'un projet.

Utilisation : lorsque la valeur d'un service ou produit peut être déterminée à l'avance

► Facturation au forfait

Facturation la plus adaptée aux projets dont les exigences sont bien définies et pour lesquels un tarif fixe peut donc être proposé.

Utilisation : petites entreprises ou indépendants

► Facturation basée sur le temps

Facturation basée sur un taux horaire et un nombre d'heures consacrées à un projet. La règle d'or de la facturation au temps passé est de ne pas sous-facturer vos services.

Utilisation : travaux de création pour lesquels vous ne savez pas exactement combien de temps est nécessaire à la réalisation d'un projet

Créer une facture : étape par étape

Utilisez-vous un logiciel de facturation ? Si oui, il contient probablement l'option d'utiliser un modèle existant pour démarrer. Cela vous fera sans aucun doute gagner du temps lorsque vous élaborerez votre première facture.

Si vous n'utilisez pas encore de logiciel, vous pouvez aussi utiliser Word ou Excel - même si cela vous prendra plus de temps et de travail. Pensez à suivre l'évolution des statuts de paiement, ou à envoyer des relances de paiement. Pour définir votre propre style personnel, n'hésitez pas à vous inspirer de nos modèles sur https://public.teamleader.be/fr-be/modele-de-facture.

Créer une facture avec Word ou Excel

Ouvrez Word ou Excel et sélectionnez « Nouveau fichier » (« Fichier » → « Nouveau »).

Vous pouvez démarrer de zéro et choisir votre mise en page ou sélectionner l'un des modèles prédéfinis, tels que « Facture » ou « Facture commerciale ».

Saisissez les informations relatives à votre entreprise et les produits ou services que vous fournissez.
Saisissez les informations relatives à votre client, le numéro de facture, la date et éventuellement un objet.

Veillez à n'oublier aucun élément légalement obligatoire !

Additionnez les sommes et vérifiez les montants.

Sauvegardez le fichier, envoyez-le à votre client et enregistrez-le aussi (le cas échéant) dans votre logiciel comptable.

L’avantage d’Excel est que vous pouvez utiliser des formules pour calculer les sommes totales ou la TVA due. Si vous utilisez toujours le même modèle, vous n'avez pas à recalculer ces montants à chaque fois.

Une fois votre facture établie, vous pouvez l’imprimer et l’envoyer par courrier postal ou par email.

Facturation en ligne

Pourquoi facturer en ligne ? Chaque année, des millions de factures sont envoyées à travers le monde. Cela représente des tonnes de papier et des milliers d'arbres, sans parler du nombre d'enveloppes. Le seul aspect écologique devrait suffire à vous faire réfléchir. Mais les logiciels de facturation en ligne offrent bien plus d’avantages :

Vous avez moins de gestion administrative
Vous êtes payé plus rapidement
Vous économisez de l'argent (fini le papier, les enveloppes, les timbres)
Les factures sont consultables partout, tout le temps
Vous pouvez faire le suivi des factures plus facilement (et plus rien ne se perd)
Votre client peut payer immédiatement en ligne

« L’Italie est le premier État membre de l’UE à introduire la facturation électronique obligatoire pour les transactions inter-entreprises. On dit que d'autres pays, tels que l'Espagne, la Grèce et la France, devraient bientôt suivre. »

N'oubliez pas que, pour le moment, les consommateurs peuvent encore refuser la facturation électronique. Si un client préfère une facture papier, aucun coût additionnel ne doit lui être appliqué. Les entreprises n'ont pas le droit d'augmenter le prix de leurs produits ou services parce que leur client refuse une facture électronique. Vous pourriez cependant proposer une remise spéciale aux clients qui optent pour la facturation électronique.

Si vous décidez d’adopter la facturation électronique, une question importante demeure : pourquoi choisir un outil de facturation en ligne plutôt que des outils éprouvés comme Word et Excel ? C'est simple : étant donné qu'ils n'ont pas été conçus comme des outils de facturation, vous en découvrirez vite les limites :

Suivi des factures et relances de paiement inexistants
Important traitement manuel nécessaire pour chaque nouvelle facture

Et qu'en est-il de ces modèles avec votre propre style personnel créés dans Word ou Excel ? Un logiciel de facturation vous permet de les importer en quelques clics.

Exemple de facture

Vous cherchez de bons exemples de facture ? https://public.teamleader.be/fr-be/modele-de-facture propose de très bons exemples à partir desquels vous pouvez créer votre facture immédiatement !

Foire aux questions sur la facturation

Quand la facturation est-elle obligatoire ?

Tous les assujettis exerçant une activité professionnelle dans l'UE sont soumis aux règles de facturation applicables à l'échelle de l'UE (articles 217 à 240 de la directive TVA) et, dans certains domaines, à des règles nationales définies par chaque pays. Nous vous recommandons de vérifier auprès des autorités locales si des règles plus strictes s'appliquent dans votre pays. Ceci dit, les factures sont généralement obligatoires si vous vendez des biens à des personnes assujetties (indépendants, entreprises ou institutions gouvernementales). Certaines transactions B2C (entreprise à consommateur) nécessitent également une facture.

Le moment où vous devez envoyer vos factures dépend principalement du client et du type de travail que vous effectuez. Le plus souvent, les factures sont envoyées une fois les commandes honorées ou les tâches terminées. Si vous travaillez sur un gros projet, vous pouvez choisir d'envoyer des factures intermédiaires au fur et à mesure qu'un travail est effectué. Et si vous vendez des abonnements, vous envoyez des factures récurrentes à intervalles réguliers.

Que faire si votre facture n'est pas valable juridiquement ?

Pour récupérer la TVA payée en amont, il vous faut une facture avec un numéro de TVA valide. Toutefois, l'administration fiscale ne doit pas s'arrêter au libellé des factures mais consulter les autres informations mises à leur disposition lors de l’examen de la demande. Donc, même si toutes les informations légalement obligatoires ne figurent pas sur une facture, l'administration fiscale ne peut refuser la demande pour ces seuls motifs.

Si vous oubliez de faire figurer l'une des informations obligatoires sur une facture, vous risquez une amende administrative en fonction de votre pays de résidence. Cependant, en règle générale, les erreurs de facturation arrivent et la plupart des clients font preuve de compréhension quant à la correction de ces erreurs - tant que cela n'est pas trop compliqué et n'arrive pas trop souvent. Quoi qu'il en soit, prendre le temps de vérifier vos factures avant de les envoyer en vaut vraiment la peine !

Quelle est la différence entre facture commerciale et pro forma ?

Travaillez-vous parfois pour des clients étrangers ? Vous avez sans doute déjà entendu parler de facture pro forma. Les factures pro forma peuvent être obligatoires pour les transactions internationales (selon le pays d'importation). Une facture pro forma ressemble beaucoup à une facture simple, mais il y a plusieurs différences importantes :

La facture pro forma concerne les marchandises pour lesquelles aucun paiement n'a été effectué, comme par exemple des échantillons, des pièces détachées, etc. Par conséquent, les factures pro forma ne contiennent pas de demande de paiement.
Une facture pro forma doit clairement indiquer le mot pro forma.
En règle générale, la facture pro forma est suivie d’une facture réelle.

Étant donné qu'une facture pro forma n’est pas une facture réelle, elle n'a pas la même valeur probante. Les factures pro forma ont une valeur légale uniquement contre l'émetteur et non contre le destinataire.

Exemple : vous envoyez une facture pro forma à votre client à sa demande. Ce client décide finalement de s’adresser à un autre fournisseur. Dans ce cas, vous ne pouvez pas le poursuivre en justice pour facture impayée car la facture pro forma n'a aucune valeur légale contre votre client.

Combien de temps faut-il conserver les factures ?

Au sein de l'Union européenne, la directive TVA permet aux pays d'imposer leurs propres délais de stockage des factures. Cela signifie que la durée de conservation obligatoire de vos factures dépend de l’État membre dans lequel vous résidez.

Dans quelle langue faut-il créer les factures ?

La réglementation de l'UE stipule que l'administration fiscale locale ne peut exiger la traduction des factures qu'à des fins de contrôle fiscal (ce qui arrive parfois). Il n'existe pas de règles européennes spécifiques à la langue des factures. Donc, dans la pratique, toute langue nationale est utilisable dans la mesure où elle est compréhensible par votre clientèle cible.

Une solution très répandue consiste à émettre des factures bilingues : rédigées dans la langue locale et en anglais. Si vous choisissez de communiquer avec les consommateurs dans une langue, vous devez l’utiliser de manière cohérente. Par exemple, si votre site web est en français, de même que vos conditions générales, un consommateur peut exiger une facture en français.

Pourquoi des factures restent impayées ?

Il peut y avoir plusieurs raisons au non-paiement de factures. Votre client est peut-être insatisfait de votre produit ou service, votre facture est peut-être peu claire, voire erronée. Une facture erronée donne évidemment une mauvaise impression et l'idée d'un manque de professionnalisme. Si vous établissez des factures manuellement sans outil de facturation en ligne, le mieux est de tout revérifier avant de les envoyer.

Vous devriez également faire attention aux points suivants :

Inutile d'attendre une semaine avant d'établir votre facture. Plus vite votre client reçoit votre facture, plus vite vous en recevez le paiement.
Envoyez une relance de paiement dès l'expiration du délai de paiement.
Si possible, vérifiez la solvabilité ou la santé financière de votre client, grâce par exemple à des outils d’évaluation de risque-crédit.

Que faire avec les factures impayées ?

La règle générale pour les factures est la suivante : vous devez toujours contester une facture dans un délai raisonnable à compter de sa réception. En pratique, plus vite vous le faites, mieux c'est. Essayez de réagir dans un délai maximal d'une semaine, même si cette période n'est pas « absolue » : selon les circonstances, c'est le tribunal qui décide de la durée de cette période.

Après tout, le délai raisonnable pour contester dépend aussi du motif exact de votre contestation. Plus une facture est complexe et doit donc être étudiée, plus le délai pour contester est long. Dans le cas où, par exemple, votre fournisseur vous a envoyé sa facture en retard, ou encore si vous pouvez prouver que vous étiez en déplacement ou que vous aviez des questions supplémentaires à poser, vous disposerez de plus de temps pour contester.

N'oubliez pas que les conditions générales ou le contrat d'un fournisseur peuvent contenir la période de temps précise pendant laquelle vous pouvez contester. Vous devez respecter ces conditions générales. Si cette période n'est pas excessivement courte, le tribunal estimera probablement que les deux parties sont tenues de la respecter, sauf si votre client avait une bonne raison de ne contester que plus tard.

Clause de non-responsabilité : Les informations diffusées sur cette page sont fournies à titre purement informatif et ne doivent en aucun cas être interprétées comme des conseils juridiques, fiscaux ou financiers. Tenez compte du fait que la législation en matière de facturation est sujette à modification et peut être différente dans votre pays de résidence.