6 astuces pour créer des factures pertinentes

On aime tous être payer en temps et en heure. Entrepreneurs ou petites entreprises, vous avez besoin d’un flux de trésorerie positif sans quoi, vous n’aurez aucune chance de prospérer.

La facturation peut s’avérer être une étape fastidieuse. Afin de démultiplier les chances d’être payé plus rapidement, il vous suffit d’utiliser une stratégie de facturation. Votre processus de facturation sera ainsi amélioré pour votre équipe ET vos clients. Utilisez ces modèles comme une base de référence pour une facturation plus efficace :

1. Envoyez vos factures rapidement et soyez clair

Vous avez convaincu un client d’acheter votre produit ou votre service ? N’attendez pas pour envoyer la facture à votre client au risque de créer un retard dans le paiement de celle-ci. Conclusion : Envoyez-la juste après une livraison ou quand une affaire s’est conclue mais n’attendez pas le jour d’après.

Avant de cliquer sur le bouton d’envoi, vérifiez si votre facture répond à ces critères :

Est-elle facile à lire dans son ensemble ?
Avez-vous inclus toutes les informations nécessaires ? (quantité, prix unitaire, sous-total, TVA, total)
Est-ce qu’elle spécifie clairement le montant, la date butoire et la méthode de paiement ?
Avez-vous ajouté les termes et conditions ? (remboursement, pénalités des paiements en retard)

2. Favoriser les délais de paiement court

Plus vous mettrez en place des délais de paiement courts, plus vous aurez de chance d’être payé en temps et en heure. Pensez à une période de 30 jours – ou bien même 15 jours afin d’inciter vos clients à vous payer en temps opportun. En retour, le fait d’obtenir vos paiements rapidement vous aidera à préserver une bonne trésorerie.

Il est essentiel d’être proactif lorsqu’un client s’approche de la date butoire de paiement. Laisser la technologie vous aider : envoyez simplement et de façon automatique, des rappels de paiements une semaine ou quelques jours avant que les factures doivent être réglées. Cela permettra d’éviter à vos clients de trouver des excuses lors d’un retard de paiement. N’oubliez pas de proposer un large choix de méthodes de paiement pour vous clients et assurez-vous que votre adresse et vos coordonnées bancaires soient bien renseignées.

3. Toujours numéroter vos factures

Des petits détails comme la numérotation de vos factures sont bien souvent négligés alors qu’ils peuvent faire toute la différence. La numérotation permet de rendre vos factures plus professionnelles tout en étant très pratique : cela vous permet de garder facilement une trace de vos clients et des paiements pour calculer les taxes – ce qui est tout à fait indispensable pendant les périodes d’activités intenses – notamment à la fin de l’année. Si la numérotation de vos factures se chevauche ou est mal organisée, elles seront difficiles à suivre.

4. Proposer le paiement en ligne

Beaucoup de clients gèrent tout depuis le web, les paiements inclus. En proposant cette option, vous pouvez réduire significativement le temps qu’il faut à votre client pour vous payer. Proposez la carte de crédit ou de débit en ligne avec MasterCard, Visa ou American Express, créez un compte PayPal ou choisissez les méthodes de paiement que vos clients préfèrent.

5. Automatisez votre facturation

Une des stratégies les plus efficaces pour gérer votre facturation est d’automatiser le processus afin de gagner du temps. Il n’y a aucune raison aujourd’hui d’envoyer des factures à la main. Les outils du cloud rendent la tâche tellement plus facile (tout le monde peut le faire). Vous pouvez même planifier des factures récurrentes pour les clients qui achètent régulièrement ou à des périodes fixes.

Un autre avantage non-négligeable de la facturation automatisée : vous pouvez connecter votre logiciel de facturation tels que Sage, Exact Online, WinBooks pour les comptabiliser automatiquement. De cette manière, vous n’aurez plus besoin de reporter les données, cela vous aidera à gagner un temps considérable et à éviter des erreurs coûteuses.

6. Ajoutez une touche personnelle à vos factures

Assurez-vous que vos clients reconnaissent immédiatement vos factures. Utilisez le logo de votre entreprise ainsi que votre charte graphique afin de créer une facture professionnelle qui soit simple à reconnaître. Utilisez un message unique et personnel pour chaque facture qui reflète votre identité, tels que : “C’est un plaisir de collaborer avec vous”, “Nous espérons que vous appréciez nos produits”, etc. Encore une fois, c’est dans le détail que vous créerez une bonne impression.

Partez du bon pied avec vos clients et utilisez ces modèles comme base de référence pour réussir :

Suite au téléchargement du modèle de facture, l’utilisateur reconnaît que :
TEAMLEADER ne garantit pas que le modèle est conforme à la réglementation ou aux exigences applicables à tout niveau légal. Néanmoins, TEAMLEADER veille à ce que ce modèle soit conforme à la réglementation ou aux exigences applicables à la législation européenne au moment du téléchargement du modèle. Par conséquent, TEAMLEADER ne peut être tenu responsable de tout changement ultérieur de quelque nature que ce soit pour une telle législation et / ou réglementation. L’utilisation du modèle se fait sous les risques propres à l’utilisateur et sa responsabilité, et il se doit de vérifier si le modèle a besoin d’être complété pour être conforme à la législation nationale (comme ne pas se limiter à l’exonération et / ou au transfert de TVA et / ou des conditions spécifiques au secteur).

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