Facturatie - Wat is een factuur?

Topics

Wat is een factuur?

Waarom zijn facturen belangrijk

Inhoud van een factuur

Verschillende soorten facturen

Een factuur maken: stap voor stap

Veelgestelde vragen rond facturatie

Bekijk de disclaimer voor het lezen van deze pagina.

Een factuur is veruit het belangrijkste document voor je bedrijf. Enerzijds bewijst het dat je een dienst of product hebt geleverd, anderzijds zorgt het ervoor dat je daar ook voor betaald wordt.

Al biedt een factuur op zich natuurlijk geen garantie op betaling. Wist je bijvoorbeeld dat één op de tien facturen te laat wordt betaald? of dat elke ondernemer jaarlijks 2,6% van de omzet verliest aan niet-betaalde facturen?

Dat kan dan weer voor ernstige financiële problemen zorgen. Want geld dat je als ondernemer niet op tijd binnen krijgt, is geld dat je uiteraard ook zélf niet kan uitgeven (of investeren!).

Daarom schreven we deze handige gids. Om je te helpen de perfecte factuur op te stellen, en om je wegwijs te maken in wat facturatie nu precies inhoudt.

Wat is een factuur?

Een factuur is een overzicht van geleverde goederen of diensten, en hun prijs. Een factuur verplicht een aankoper om te betalen, daardoor is het een schuldvordering (het saldo dat klanten verschuldigd zijn aan een bedrijf voor geleverde goederen of diensten). Om wettelijk geldig te zijn moet een factuur aan bepaalde voorwaarden voldoen - dat lees je bij 'Inhoud van een factuur'.

Kortom, een factuur is een schriftelijke bevestiging van de overeenkomst tussen de aanbieder en de koper met een lijst van de goederen of diensten, inclusief de kosten.

Facturatie is dan weer een verzamelnaam voor het versturen en behandelen van al je facturen of rekeningen. Bij een onderneming gaat het zowel om uitgaande facturen (facturen die je verstuurt naar klanten) als binnenkomende facturen (facturen die je ontvangt van leveranciers).

In Europa zijn facturen wettelijk verplicht voor btw-doeleinden, bij:

De meeste transacties tussen bedrijven (Business-to-Business)
Bepaalde* transacties tussen bedrijven en particulieren (Business-to-Consumer)

*Bedrijven moeten in bepaalde gevallen een factuur leveren aan niet-belastingplichtigen (meestal particulieren): bij verkoop op afstand indien belastbaar in een ander EU-land, en voor nieuwe vervoermiddelen die worden geleverd aan een ander EU-land.

Waarom zijn facturen belangrijk?

Facturen dienen als noodzakelijke documenten voor:

je boekhouding, omdat ze al je verkooptransacties registreren
je verkoopproces, omdat ze aantonen hoeveel geld je verdient
juridische doeleinden, omdat ze een overeenkomst met je klant aantonen. Een factuur nodigt een schuldenaar ook uit tot betaling.
belangrijke bewijsdocumenten bij betalingsproblemen, zoals achterstallige of ontbrekende facturen. Je kan deze opvolgen met formele acties, zoals betaalherinneringen via e-mail of een derde partij inschakelen die de schulden voor jou int.
fiscale doeleinden om al je inkomsten voor elk jaar goed te rapporteren.

Doel van een factuur

1. Ontvang geld voor je werk
Voor elke factuur ontvang je inkomsten, waardoor je je bedrijf draaiende kan houden.

2. Ken je cijfers tot in het kleinste detail
Hou je in- en uitgaande facturen bij in één systeem om exact te weten hoeveel je onderneming opbrengt en uitgeeft. Zo maak je ook het opstellen van je belastingsaangifte een pak eenvoudiger.

3. Wees transparant over je aangerekende diensten en producten
Geef een duidelijk overzicht van je diensten en producten en splits ze op zodat je klanten exact weten waarvoor ze betalen. Je spaart op die manier ook tijd uit, en vermijdt misverstanden.

4. Gebruik je factuur als je handelsmerk
Een factuur is de ideale manier om het imago van je bedrijf op te bouwen. Onderscheid jezelf van anderen door je logo, belangrijke bedrijfsinformatie en een link naar je sociale media-kanalen toe te voegen.

Inhoud van een factuur

Onderdelen

In de regel bestaat elke factuur uit drie onderdelen:

Een factuurkop
Factuurregels
De factuurvoet

De kop bevat wettelijk verplichte elementen zoals je adres. De andere verplichte elementen vind je hieronder terug. In de factuurregels plaats je de goederen en/of diensten die je aan je klant hebt geleverd, waarbij je ook de prijs vermeldt. In de factuurvoet vermeld je:

Het nettobedrag (bedrag zonder btw)
Het btw-percentage en -bedrag
Het totaalbedrag
De betalingstermijn
De betaalmogelijkheden

Verplichte elementen van een factuur

Een factuur opstellen kan op verschillende manieren. Wel zijn er enkele onmisbare elementen die elke factuur moet bevatten om wettelijk geldig te zijn:

A. Het woord 'factuur' moet je bovenaan duidelijk vermelden als titel
B. Een datum en volgnummer: gebruik een verschillend nummer voor elke factuur
C. Het volledige adres van beide partijen
D. Betalingsgegevens: je bankrekeningnummer of PayPal-gegevens
E. Je btw-nummer (of ondernemingsnummer)
F. De leveringsdatum
G. Een beschrijving van de aard en hoeveelheid van goederen en/of diensten zodat je klanten exact weten waarvoor ze betalen:

De verschillende onderdelen van een project of producten en de eenheidsprijs voor elk onderdeel
Je uurtarief en de tijd die je spendeert aan elk onderdeel van een project

H. Het btw-tarief en -bedrag
I. Het verschuldigde bedrag exclusief btw

Algemene voorwaarden op je factuur

Veel bedrijven kiezen ervoor om op de achterzijde van een factuur de algemene voorwaarden mee te sturen. Dit is géén wettelijke verplichting. Meer zelfs: je algemene voorwaarden toevoegen aan je factuur kan in veel gevallen tot discussies leiden. Zowel consumenten als bedrijven kunnen stellen dat ze eerder deze voorwaarden hadden moeten kunnen inkijken, en dat ze bijgevolg niet geldig zijn.

Daarom moet je altijd je algemene voorwaarden vermelden op je offerte (voor het product en/of de dienst geleverd wordt). Voor B2B-transacties volstaat het ook om naar de algemene voorwaarden op je website te verwijzen. Dit geldt niet voor B2C-transacties: hier moet je de algemene voorwaarden integraal toevoegen aan je offerte.

Opmerking: als je je algemene voorwaarden nog eens vermeldt op je factuur, zorg er dan voor dat ze overeenstemmen met de voorwaarden op je eerste offerte. Dit helpt onduidelijkheden en discussies achteraf vermijden.

Om de perfecte factuur te versturen, hoef je het warm water niet uit te vinden. Zorg dat je factuur meteen de juiste noodzakelijke details bevat en gebruik dit factuurtemplate.

Verschillende soorten facturen

► Standaardfactuur

Een basisfactuur die alle basisinformatie bevat en gebruikt kan worden voor verschillende transacties in verschillende sectoren.

Gebruik: heel vaak

► Commerciële factuur

Een speciale factuur voor buitenlandse handel wanneer goederen van het ene land naar het andere worden verzonden. Dit soort factuur bevat contactgegevens van de koper en verkoper, verkochte items, de kostprijs van de items en de belastingen die verschuldigd zijn. Dit type heeft ook speciale kenmerken, zoals het carrier-identificatienummer, land van herkomst, een geharmoniseerde code voor elk artikel en een verklaring dat elke factuur authentiek is.

Gebruik: minder vaak, enkel geschikt voor douaneaangifte wanneer een product de internationale grenzen oversteekt

► Periodieke factuur

Factuur die periodisch verstuurd wordt bij een zekere vooruitgang van een groot project, zodat het bedrijf werknemers tijdens de werken kan betalen.

Gebruik: vaak gebruikt in de bouwsector voor werken die lang duren en duur zijn (bv. de bouw van een huis)

► Timesheet

Speciaal type factuur dat vaak wordt gebruikt door service-professionals die betaald worden op basis van hun werkuren, en dus uren aanrekenen in plaats van een product.

Gebruik: voor servicegerichte bedrijven (consultancy-bureaus) die diensten aanbieden op basis van tijd

► Recurrente factuur

Deze facturen worden periodiek opgesteld, vaak op het eind van de maand.

Gebruik: meestal in de verhuursector (bv. voor gereedschap, de huur van een kantoorruimte, ...)

► Pro-formafactuur, offerte of kostenraming

Factuur die de koper een idee geeft van de kost van een product of dienst. De verkoper gebruikt dit soort factuur doorgaans om bepaalde goederen of diensten tegen de geschatte prijs te leveren. Het kan ook een aanbetaling zijn ten opzichte van het geschatte projectbedrag.

► Facturatie op basis van waarde

Facturen gebaseerd op de diensten voor de klant, of de waarde daarvan. Het bedrag van die factuur hangt af van de hoeveelheid werk geleverd aan de klant in plaats van de tijd die het kost om een project te voltooien.

Gebruik: wanneer je de waarde van een dienst of product op voorhand kan bepalen

► Facturatie op basis van een vaste prijs

Deze factuur is het best geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen, en helpt je een vaste prijs voor dat project te berekenen.

Gebruik: typisch voor kmo's of freelancing-diensten

► Facturatie op basis van tijdsregistratie

Facturatie op basis van een vast uurtarief en het aantal uren dat aan een project is gewerkt. De gouden regel bij dit type facturen is om je werk niet te onder- of overschatten.

Gebruik: creatieve jobs waarbij je niet zeker weet hoeveel tijd het zal kosten om een project te voltooien

Een factuur maken: stap voor stap

Gebruik je een facturatieprogramma? Dan heb je waarschijnlijk de optie om te vertrekken vanuit een bestaand template. Dit zal je ongetwijfeld tijd besparen bij het opstellen van je eerste factuur.

Als je nog geen software gebruikt, kan je ook in Word of Excel facturen opstellen - al zal je dat meer moeite en handmatig werk kosten. Denk maar aan het opvolgen van de betaalstatus, of het versturen van betalingsherinneringen. Om je eigen huisstijl te bepalen, kan je eventueel extra inspiratie opdoen op www.excelfacturen.nl.

Facturen maken met Word of Excel

1. Open Word of Excel en kies voor 'Nieuw bestand' ('Bestand' --> 'Nieuw').

Je kan van nul beginnen en zelf je layout kiezen, of één van de bestaande templates kiezen, zoals 'Factuur' of 'Handelsfactuur'.

2. Voer je bedrijfsgegevens in en de producten of diensten die je levert.

3. Voer je klantgegevens in, het factuurnummer, de datum en eventueel een onderwerp.

Zorg ervoor dat je geen wettelijk verplichte elementen vergeet!

4. Voeg de totalen toe en controleer de bedragen.

5. Sla het bestand op, verstuur het naar je klant en bewaar het (indien van toepassing) in je boekhoudprogramma.

Het voordeel bij Excel is dat je formules kan gebruiken om totalen of de verschuldigde btw te berekenen. Als je telkens van hetzelfde template vertrekt, hoef je deze bedragen niet steeds opnieuw uit te rekenen.

Zodra je factuur opgesteld is, kan je ze uitprinten en opsturen per post, of gewoon digitaal versturen via e-mail.

Online factureren

Waarom online factureren? Elk jaar worden wereldwijd miljoenen facturen verstuurd. Dat komt overeen met tonnen papier en duizenden bomen - zonder daarbij rekening te houden met enveloppen. Het ecologische aspect alleen al zou je dus aan het denken moeten zetten. Maar er zijn nog voordelen verbonden aan online facturatiesoftware:

Je hebt minder administratie
Je wordt sneller betaald
Je bespaart geld (geen papier, enveloppen en postzegels meer)
Facturen zijn altijd en overal beschikbaar
Je kan facturen makkelijker opvolgen (én er gaat niets meer verloren)
Je klant kan meteen online betalen

"Italië is de eerste EU-lidstaat die elektronische facturatie verplicht maakte. Er wordt gezegd dat andere landen zoals Spanje, Griekenland en Frankrijk waarschijnlijk snel zullen volgen."

Hou er rekening mee dat klanten een elektronische factuur altijd kunnen weigeren. Als een klant een papieren versie verkiest, mag dat niets extra kosten - als bedrijf mag je de prijs van je product of dienst niet verhogen omdat je klant een elektronische factuur weigerde. Je kan wel een speciale korting aanbieden aan klanten die voor elektronische facturen kiezen.

Als je ervoor kiest om elektronisch te factureren, blijft een belangrijke vraag: waarom kiezen voor een online facturatietool, en niet voor alom bekende programma's als Word en Excel? Wel: aangezien ze niet bedoeld zijn als facturatieprogramma, ontdek je al snel hun nadelen. Denk maar aan:

Het opvolgen van facturen en betalingsherinneringen
Elke volgende factuur die je maakt en het manuele werk dat daarbij komt kijken

En je templates in je eigen huisstijl die je aanmaakte in Word of Excel? Die importeer je gewoon in enkele klikken in je facturatiesoftware.

Voorbeeld van een factuur

Op zoek naar een aantal voorbeelden van goede facturen? Op factuur-voorbeeld.be kan je 3 voorbeelden downloaden waar je meteen zelf mee aan de slag kan!

Veelgestelde vragen rond facturatie

Wanneer is factureren verplicht?

Elke belastingplichtige persoon die handel drijft binnen de EU is onderhevig aan de Europese wetgeving rond facturatie. (Artikels 217-240 van de btw-richtlijn) en, in bepaalde gevallen, de nationale wetgeving van het betreffende land. We raden je aan om bij lokale overheidsinstanties na te gaan of er voor jouw land striktere regels gelden. In het algemeen zijn facturen verplicht als je goederen verkoopt aan belastingplichtige personen (zelfstandigen, bedrijven of overheidsinstanties). Bepaalde B2C-transacties vereisen ook een factuur.

Wanneer je een factuur verstuurt, hangt grotendeels af van de klant en het soort werk dat je verricht. Meestal gebeurt dit wanneer de opdracht is voltooid of een bestelling is geplaatst. Als je aan een groot project werkt, kan je ervoor kiezen om voorlopige facturen uit te sturen voor het werk dat al werd uitgevoerd. En als je abonnementsformules hanteert, kan je periodiek recurrente facturen uitsturen.

Wat als je factuur niet juridisch geldig is?

Om btw te kunnen terugvorderen heb je een geldige factuur nodig. Maar belastingdiensten kunnen niet zomaar weigeren, ze moeten verder kijken dan louter wat op een factuur staat. Dus zelfs als een factuur niet alle vereiste informatie bevat, kunnen de bevoegde instanties niet zomaar je terugvordering van btw weigeren.

Als je één van de verplichte elementen op een factuur vergeet te vermelden, kan je een administratieve boete krijgen afhankelijk van het land waar je verblijft. Maar in de praktijk komen vergissingen nu eenmaal voor, en de meeste klanten hebben daar begrip voor - zolang het niet te complex wordt en niet te vaak gebeurt. Hoe dan ook - je leest er best nog eens je facturen op na voor je ze uitstuurt!

Wat is het verschil tussen een commerciële en een pro-formafactuur?

Werk je soms voor internationale klanten? De kans is groot dat je dan al van een pro-formafactuur hebt gehoord. Pro-formafacturen zijn soms verplicht voor internationale transacties (afhankelijk van het importerende land). Een pro-formafactuur lijkt op een gewone factuur, maar er zijn een aantal grote verschillen:

Een pro-formafactuur hoort bij zendingen waarvoor geen betaling moet gebeuren, bv. stalen en monsters, vervangonderdelen, ...) BIj een pro-formafactuur hoort dan ook geen vraag tot betaling.
Op een pro-formafactuur moet het woord 'pro-forma' duidelijk worden vermeld.
Een pro-formafactuur wordt in principe later gevolgd door een echte factuur.

Omdat een pro-formafactuur geen échte factuur is, heeft het ook niet dezelfde bewijswaarde. Een pro-formafactuur geldt enkel als bewijs tegen de uitreiker - en dus niet tegen de ontvanger.

Een voorbeeld: je stuurt een klant op aanvraag een pro-formafactuur op. Die klant kiest uiteindelijk toch voor een andere leverancier om de werken te laten uitvoeren. In dat geval kan je niet procederen wegens een onbetaalde factuur, omdat de pro-formafactuur dus geen bewijswaarde heeft naar je klant toe.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Binnen de Europese Unie stelt de btw-richtlijn dat landen zelf over de bewaartermijn voor facturen mogen beslissen. Dat betekent dat het land waar je verblijft beslist hoe lang je je facturen moet bewaren. Vaak ligt dat tussen de vier en acht jaar.

In welke taal moet je facturen aanmaken?

De EU-regelgeving stelt dat lokale belastingdiensten de vertaling van facturen kunnen eisen voor audit-doeleinden (en dat doen ze soms ook). Er zijn geen specifieke Europese regels over de taal van een factuur, dus in de praktijk mag elke landstaal gebruikt worden zolang je factuur begrijpelijk is voor je doelgroep.

Een populaire oplossing is het gebruik van tweetalige facturen: één in de lokale taal, één in het Engels. Als je ervoor kiest om in een bepaalde taal met je klant te communiceren, moet je die lijn ook doortrekken. Bijvoorbeeld: als je website in het Frans werd opgesteld, net zoals je algemene voorwaarden, kan je klant een factuur in het Frans eisen.

Waarom worden facturen soms niet betaald?

Een onbetaalde factuur kan verschillende oorzaken hebben. Je klant kan bijvoorbeeld ontevreden zijn over je dienst of product, je factuur kan onduidelijk zijn - of niet kloppen. Een onjuiste factuur komt natuurlijk heel onprofessioneel over. Als je handmatig facturen opstelt en geen online facturatieprogramma gebruikt, doe je er dus goed aan om zeker alle bedragen nog eens extra te controleren.

Daarnaast let je ook best op deze zaken:

Wacht geen week om je factuur op te stellen. Hoe sneller je klant een factuur ontvangt, hoe sneller jij je betaling kan ontvangen.
Stuur zodra de betalingstermijn verstreken is een betalingsherinnering.
Controleer indien mogelijk de kredietwaardigheid of financiële gezondheid van je klanten, bijvoorbeeld via Trends Top.

Wat doe je bij onbetaalde facturen?

De algemene regel bij facturen is: je moet altijd binnen redelijke tijd protest aantekenen als je niet akkoord gaat met een factuur. Hoe sneller je dit doet, hoe beter. Probeer dit ten laatste een week nadat je een factuur ontvangt te doen, ook al is deze termijn niet sluitend: een rechtbank beslist zelf op basis van de omstandigheden wat die termijn is.

Tenslotte hangt die redelijke termijn ook samen met waar je precies protest tegen aantekent. Hoe complexer een factuur en hoe meer inspectie er vereist is, hoe meer tijd je hebt om te reageren. Zelfs als je factuur te laat werd geleverd door je leverancier of als je kan aantonen dat je niet beschikbaar was (ziek, reis, ...), heb je in principe meer tijd om protest aan te tekenen.

Hou er rekening mee dat de algemene voorwaarden kan specifiëren hoe lang je protest kan aantekenen. Deze voorwaarden zijn dan ook bindend; als deze periode niet te kort is, bestaat de kans dat de rechtbank zal oordelen dat beide partijen aan deze termijn gebonden zijn. Tenzij je klant een goede reden had om later te reageren.

Disclaimer: deze pagina dient louter ter informatie, en dient niet gebruikt te worden als juridisch, fiscaal of financieel advies. Hou er rekening mee dat de wetgeving rond facturatie onderhevig is aan wijzigingen en van land tot land kan verschillen.