Deze Privacyverklaring gaat uit van:
Naamloze vennootschap “TEAMLEADER”, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Dok-Noord 3A / bus 101 (België), BTW BE-0899.623.035, RPR Gent, afdeling Gent.
Voor het verdere verloop van deze Privacyverklaring zullen we naar onszelf verwijzen als “Teamleader”, “wij” en “ons”.

Waarom een Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring is gericht naar iedereen (klant of niet) die op één of andere manier persoonsgegevens met ons deelt (hierna: “je”, “jij” en “jou”). Wij willen jou in heldere taal vertellen waarom we bepaalde informatie van jou nodig hebben en wat we met jouw persoonlijke gegevens doen. Niet alleen omdat we daar wettelijk toe verplicht zijn, maar vooral omdat we transparantie en privacy belangrijk vinden.

Uiteraard streven wij ernaar om de regels rond gegevensbescherming uit de Europese en Belgische wetgeving zo goed als mogelijk na te leven. Daarom trachten we jou steeds de mogelijkheid te bieden om deze privacyverklaring te raadplegen vóór je persoonlijke informatie met ons deelt. Zo weet je telkens precies wat je mag verwachten en kan je een weloverwogen beslissing nemen.

Om een volledig beeld te hebben van hoe we met jouw persoonlijke gegevens omspringen, lees je best ook onze Cookie Policy en onze pagina rond Beveiliging.

Wat weet Teamleader over jou en wat gebeurt er met die informatie?

Vooraleer we jou vertellen welke persoonlijke informatie we over jou verzamelen, en voor welke redenen we dit doen, willen we jou erop wijzen dat er een noemenswaardig verschil is tussen: 
(i)    personen die de website voor de eerste keer bezoeken, en 
(ii)    terugkerende bezoekers van de website.

Bezoek je de website voor de eerste keer?

Dan (her)kennen we jou waarschijnlijk (nog) niet. Zolang je via de website geen persoonlijke informatie bij ons achterlaat (bijv. via webformulieren, webchat, etc.), blijft dat ook zo. Je bepaalt dus steeds zelf wat Teamleader over jou weet.

Let op: dit betekent niet noodzakelijk dat we nog nooit persoonlijke informatie over jou hebben verzameld. Het is namelijk mogelijk dat je zelf al via een andere weg bepaalde persoonsgegevens met ons deelde (denk bijv. aan: e-mail, sociale media, post, etc.).

Heb je nooit jouw contactgegevens gedeeld met Teamleader en toch marketingcommunicatie ontvangen (bijv. per e-mail, telefoon, post, etc.)? Dat kan. Binnen de grenzen van wat wettelijk is toegestaan, maakt Teamleader gebruik van publiek beschikbare contactgegevens (bijv. in het KBO) om potentieel geïnteresseerde bedrijven te contacteren. Je kan ons op elk ogenblik laten weten dat je niet geïnteresseerd bent. We noteren dit zo en laten je dan voorgoed met rust.  

Ben je een terugkerende bezoeker van de website?

Of we jou herkennen wanneer je onze website voor de tweede, derde… keer bezoekt, hangt af van je vorige bezoeken aan de website.

Als je tijdens jouw bezoeken aan de website nooit persoonlijke informatie met ons hebt gedeeld (bijv. via webformulieren, webchat, etc.), weten we niet wie je bent. Je bepaalt dus steeds zelf wat Teamleader over jou weet.

Heb je wel al eens je persoonsgegevens achtergelaten op onze website, dan kunnen we jou – dankzij cookies – herkennen als ‘terugkerende bezoeker’ (tenzij je onze tracking cookies niet geaccepteerd hebt). Hoe lang we deze cookies bijhouden, kan je lezen in onze Cookie Policy.

Als we merken dat je vaak terugkeert (oprechte interesse toont in onze dienstverlening) en je jouw nummer in het verleden bij ons hebt achtergelaten, kunnen we jou opbellen om te kijken wat je tegenhoudt om Teamleader uit te proberen. Uiteraard tenzij je ingeschreven bent op de Bel-me-niet-meer lijst. Ook tijdens dit telefoongesprek kies je volledig zelf wat je ons wel en niet over jezelf vertelt. 

Waarom dat onderscheid zo belangrijk is, lees je hieronder:

Welke informatie we over jou verzamelen en wat we met die informatie doen, hangt af van twee zaken:
(i)    De relatie die je met ons hebt (jouw ‘privacyprofiel’); en
(ii)    De handelingen die je zelf stelt en waarbij je bepaalde persoonlijke informatie vrijgeeft (jouw ‘privacyhandelingen’).

Om een volledig beeld te krijgen van wat Teamleader over jou weet en wat er met die informatie gebeurt, combineer je jouw privacyprofiel met de specifieke privacyhandelingen die jij heb gesteld.

Een voorbeeld kan dit verder verduidelijken: 

Stel: je hebt gesolliciteerd bij Teamleader. Teamleader verzamelt standaard bepaalde persoonsgegevens van haar sollicitanten (bijv. CV, motivatiebrief, etc.). ‘Sollicitant’ is jouw privacyprofiel. 

Het is mogelijk dat je als sollicitant op een gegeven ogenblik langskomt voor een gesprek in één van onze Teamleader-kantoren. In dat geval kan je gefilmd worden door de bewakingscamera’s in onze gebouwen. Dit gebeurt dus (logischerwijze) niet bij alle sollicitanten, maar enkel wanneer zij worden uitgenodigd voor een gesprek. Het ‘bezoeken van een Teamleader-kantoor’ is dus een specifieke, door jou gestelde privacyhandeling.

Wil je achterhalen wat Teamleader over jou weet, dan combineer je in dit geval het privacyprofiel ‘Sollicitant’ met de privacyhandeling ‘Kantoorbezoek’.

Jouw privacyprofiel en privacyhandelingen

Duid hieronder aan wat jouw privacyprofiel is, welke privacyhandelingen je hebt gesteld en lees daarna enkel wat belangrijk is voor jou:

Deelt Teamleader mijn persoonlijke gegevens met andere partijen?

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met het oog op onze interne zakelijke doeleinden. In het kader daarvan kunnen wij wel beroep doen op externe partijen. Dergelijke externe partijen mogen jouw persoonsgegevens slechts volgens heel duidelijk afgelijnde instructies verwerken.

Concreet doen wij beroep op volgende categorieën van gegevensverwerkers:

  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor marketingdoeleinden:
  • Wij kunnen contactgegevens van prospecten doorgeven aan outbound marketing agencies en aan onze commissiepartners. Zij kunnen deze prospecten opbellen wanneer we hebben vastgesteld dat zij in het verleden oprechte interesse hebben getoond in onze diensten en zich op geen enkele manier (bijv. bij een eerste telefoongesprek) verzet hebben tegen dergelijke telefonische oproepen. Zoals steeds kan de prospect aan de telefoon aangeven dat hij/zij toch niet geïnteresseerd is en niet gebeld wenst te worden. Dan wordt dat zo genoteerd.
  • Is de prospect nog (steeds) niet zeker of Teamleader iets voor hem/haar is of heeft deze het even te druk? Dan kan het zijn dat deze op een later ogenblik nog eens teruggebeld wordt. In ieder geval worden contactgegevens van prospecten niet langer dan twee jaar bewaard. 
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor ICT–technische ondersteuning, database management, software integratie en hostingdoeleinden (bijv. hosting partners, cloud partners, datacenters, softwareleveranciers, externe IT consultants, etc.);
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor communicatiedoeleinden (bijv. live chat op de website);
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor analytische doeleinden;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor wervingsdoeleinden (bijv. een Applicant Tracking System of een extern recruitment agency);
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor betalingsdoeleinden.
  • Wat de verwerking van betalingen van jouw Teamleader-facturen betreft: hier vallen we volledig terug op een externe payment provider. Die verwerkt jouw bankgegevens uitsluitend met het oog op de goede afhandeling van de verzochte betalingen. De nodige beveiligingsmaatregelen worden via SSL-encryptie voorzien. Wij hebben zelf op geen enkele manier toegang tot jouw bankgegevens.
  • Daarnaast doen wij beroep op een externe partij voor de invordering van onbetaalde facturen. Er kunnen in die context persoonsgegevens van de wanbetaler worden doorgegeven.

Om een optimale bescherming van jouw persoonsgegevens te garanderen hebben wij de nodige contractuele afspraken gemaakt met al deze externe partijen om ervoor te zorgen dat zij de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen hebben en dat zij deze persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden van Teamleader (en dus niet voor hun eigen doeleinden).

Verder zullen jouw persoonsgegevens nooit verkocht, doorgegeven of gecommuniceerd worden aan derde partijen die deze voor hun eigen doeleinden willen gebruiken. Uiteraard tenzij wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wanneer je ons daarvoor op voorhand jouw expliciete toestemming hebt gegeven.

Tot slot is het wel mogelijk dat we jouw persoonsgegevens openbaar maken:

  • Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer wij hiertoe verplicht zijn op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten;
  • Wanneer (nagenoeg) al onze activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval jouw persoonsgegevens –  dewelke TEAMLEADER heeft verzameld – een van de overgedragen activa zal zijn;
     

Worden mijn persoonsgegevens doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte?

Wij zullen jouw persoonsgegevens uitsluitend doorgeven aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte op één van volgende voorwaarden:

  • Het land van bestemming biedt volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau (voor bedrijven gevestigd in de Verenigde Staten wordt steeds nagegaan of zij gecertificeerd zijn onder de EU-US Privacy Shield);
  • Het land van bestemming biedt op zich geen passend beschermingsniveau, maar Teamleader maakt de nodige contractuele afspraken met de partij in kwestie, rekening houdende met de standaardbepalingen zoals opgelegd door de Gegevensbeschermingsautoriteit in België.

Hoe weet ik of Teamleader mijn persoonlijke informatie veilig bewaart?

Wij hebben alle redelijke technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen genomen om elk risico op ongeoorloofde toegang tot en verlies, misbruik of wijziging van jouw persoonsgegevens tot een minimum te beperken. Wil je meer weten over ons informatieveiligheidsbeleid? Ga dan naar de pagina rond Beveiliging op onze website.

Toch is het belangrijk dat je weet dat het onmogelijk is om een onfeilbaar niveau van veiligheid te garanderen. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte en van elektronische opslag van gegevens via het internet is 100% veilig.

De veiligheid van jouw (demo-)account is uiteraard ook afhankelijk van de mate waarin jij jouw persoonlijke logingegevens geheim weet te houden. Onze medewerkers zullen jou in ieder geval nooit vragen om jouw logingegevens door te geven. Wanneer je toch beslist om jouw logingegevens aan een derde mee te delen, heeft deze derde toegang tot de persoonsgegevens op jouw account en kunnen wij niet langer instaan voor de veiligheid van jouw gegevens. Wanneer je vaststelt dat een derde op ongeoorloofde wijze toegang heeft tot jouw account raden wij aan dat je jouw wachtwoord onmiddellijk wijzigt en dat je contact met ons opneemt.
 

Hoe lang bewaart Teamleader mijn gegevens?

Tenzij wanneer de wet een langere bewaartermijn vereist of rechtvaardigt, bewaren wij jouw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk is om de vooropgestelde doeleinden, zoals die per Privacyprofiel en Privacyhandeling worden beschreven in deze Privacyverklaring, te bereiken.

Wat zijn mijn privacyrechten en hoe kan ik ze uitoefenen?

Worden jouw persoonsgegevens door Teamleader verwerkt, dan beschik je – ten opzichte van ons – over volgende rechten:

  • Recht op toegang tot de persoonsgegevens die wij over jou bijhouden;
    We zijn altijd bereid om jou een duidelijk en volledig overzicht te bezorgen van de persoonsgegevens die we tot dusver over jou verzameld hebben.
  • Recht op rectificatie, vervollediging of update van jouw persoonsgegevens;
    Ben je gebruiker van onze tool en/of app? Dan wijzen wij er jou wel graag op dat jij in de eerste plaats verantwoordelijk bent om de nodige aanpassingen aan te brengen in jouw persoonlijke gebruikersaccount.
  • Recht op schrapping van jouw persoonsgegevens (het ‘recht om vergeten te worden’)
    Wanneer je bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens schrapt of laat schrappen, is het mogelijk dat bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn of verstrekt kunnen worden. Het is mogelijk dat een wettelijke verplichting of de uitvoering van onze overeenkomst met jou ons niet toelaat om bepaalde persoonlijke informatie te verwijderen. Zo zijn wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht om facturen gedurende een termijn van zeven jaar te bewaren.
  • Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Recht om jouw toestemming in te trekken;
    Verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van jouw toestemming, dan kan je die toestemming op een later ogenblik steeds terug intrekken.
  • Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
    Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Daarnaast heb je het recht om ons te vragen om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere service provider, tenzij dit technisch onmogelijk is.
  • Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
    Je hebt op ieder ogenblik de mogelijkheid om je te verzetten tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens voor onze ‘direct marketing’ doeleinden (bijv. door jouw communicatievoorkeuren aan te passen), wanneer deze gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang als onderneming.

Je kan jouw privacyrechten kosteloos uitoefenen door contact met ons op te nemen via dpo@teamleader.eu of door ons webformulier in te vullen. Wij zullen zo snel mogelijk antwoorden en uiterlijk één maand nadat we jouw verzoek ontvangen hebben.

Wil je jouw recht op toegang, recht op rectificatie, recht op schrapping of recht op overdraagbaarheid uitoefenen? Dan zijn wij genoodzaakt om eerst jouw identiteit te verifiëren. We willen uiteraard geen persoonlijke informatie vrijgeven zonder zeker te zijn dat jij het bent. Om die reden vragen wij minstens dat je ons een kopie van de voorkant van jouw identiteitskaart bezorgt. Wanneer wij redenen hebben om te twijfelen aan jouw identiteit, kunnen wij aanvullende informatie vragen ter bevestiging.

Kan deze Privacyverklaring in de toekomst gewijzigd worden?

Het is zeker mogelijk dat we deze Privacyverklaring op een later ogenblik updaten. Dat doen we iedere keer wanneer er iets (grondig) verandert in de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan. We plaatsen in dat geval een nieuwe versie van de Privacyverklaring op de website. Het is daarom aangewezen dat je regelmatig onze website bezoekt en onze Privacyverklaring raadpleegt.

Wat als ik via een link op de website van Teamleader ergens anders uitkom?

Onze website kan hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer je op één van deze links klikt, verlaat je onze website. Het is mogelijk dat terechtkomt op een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over jou verzamelt.

Wij controleren niet of en hoe deze externe websites of internetbronnen jouw persoonsgegevens gebruiken. Lees daarom steeds zorgvuldig het privacybeleid van deze externe websites en internetbronnen.

Niet tevreden over hoe we met jouw gegevens omgaan?

Indien je opmerkingen of klachten hebt over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, vragen wij jou om deze eerst aan ons te melden. Dat kan door een mail met jouw klacht te sturen naar dpo@teamleader.eu. Op die manier kunnen we in onderling overleg tot een oplossing komen.
Ben je na deze melding nog niet steeds niet tevreden? Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

Na het lezen van deze Privacyverklaring toch nog vragen?

Stuur een mailtje naar dpo@teamleader.eu. Onze Data Protection Officer neemt graag de tijd om jouw vragen rond privacy te beantwoorden.